Über das soziale Netzwerk XING haben wir kürzlich Maria Steinbrück kennengelernt. Sie sprach bei einem digitalen XING-Event darüber, wie wichtig ein gutes Zeitmanagement für erfolgreiches Arbeiten gerade zuhause im Homeoffice ist. Wir fanden: Gutes Thema auch für ohfamoos! Denn davon waren ja 2020 sehr viele Menschen mehr als sonst betroffen. Maria liebt es, effizient und effektiv zu arbeiten – und gibt uns als heutige Gastautorin gern ihre Tipps weiter.

Am Anfang war es etwas, dass sich einige Arbeitnehmer immer wünschten: Flexibler arbeiten zu können. Auch von zuhause aus.

Am Anfang dachte niemand, dass es sich um Monate handeln würde. Kaum wurde darüber gesprochen, welche Auswirkungen es hat, wenn Privates mit Beruflichem vermischt wird. Wenn der Esstisch zum Büroschreibtisch wird. Wenn der provisorisch mitgenommene Bildschirm zum Dauerzustand wird.

Wir alle haben in den letzten Monaten gespürt, was es heißt, im Homeoffice zu arbeiten. Permanent. Ohne zu wissen, wann es wieder vorbei ist. Diejenigen, die das seit Jahren machen, lächeln müde, wenn wir ihnen davon erzählen, welche Vor- und Nachteile wir für uns entdeckt haben.

Zusätzlich wurde das Vertrauen des Arbeitgebers in den Arbeitnehmer auf die Probe gestellt. Geht Vertrauensarbeitszeit? Wie kommuniziere ich, wenn die Arbeitslast zu viel wird?

Ich glaube daran, dass ein strukturierter Ablauf die Effizienz steigert und vor allem im Homeoffice dabei hilft, Berufliches und Privates zu trennen. In dem Moment lobe ich mir meine To-do-Liste. Diese Ansammlung an Aufgaben, die mir eine Struktur gibt, mit der ich meinen Arbeitsalltag einschätzen und zur rechten Zeit beenden kann.

So erstelle ich eine To-do-Liste:

1. Brainstorming: Ich schreibe mir alle meine Aufgaben auf. Auf Papier oder digital – das kann jeder nach seiner Vorliebe machen.
2. Sortierung: Ich sortiere mir die Aufgaben nach tatsächlicher Wichtigkeit. Dabei gibt es immer nur eine Prio 1. Denn die erfolgreiche Abarbeitung gelinkt, wenn ich mich wirklich auf eine Aufgabe konzentriere.
3. Fokussierung: Welche Todos müssen heute an diesem Tag erledigt werden? Die Top 3 auswählen. Das sind die drei Aufgaben, die mich zufrieden stimmen, wenn ich sie heute erledige.
4. Doing: Dann heißt es Machen.

Und für das Machen habe ich auch noch ein paar Tipps. Bitte bedenke beim Setzen der Aufgaben, dass wir immer versuchen, so realistisch wie möglich dranzugehen. Daher haben wir in dem Moment sehr wenig Empathie mit uns selbst, weil die To-dos doch alle gar nicht so groß sind. Das nennt man Empathielücke. Also:

Sei nachsichtig mit dir und lass dir Luft zum Atmen, auch wenn du viel auf deinem Schreibtisch hast.

Häufig stellt sich auch die Frage nach der Einteilung der Aufgaben, da viele nicht wissen, wie sie ihre To-dos am besten aufteilen, wo sie am besten anfangen. Für mich liegt der Schlüsselpunkt in der richtigen Bearbeitung der E-Mails. Als Fan der Inbox zero setze ich meine Struktur anhand meiner E-Mails.

So sieht mein Start in den Tag aus (ein Automatismus by the way 😉):

1. Postfach öffnen und E-Mails überfliegen
2. Alle E-Mails, die nur zu meiner Information gelten, werden schnell – beim Überfliegen – gelesen und danach in die jeweiligen Ordner wegsortiert.
3. Alle E-Mails, die eine schnelle Beantwortung unter 5 Minuten benötigen, sei es, weil sie delegiert werden oder es eine einfache Antwort gibt, werden sofort beantwortet und danach ebenfalls wegsortiert.
4. Alle übriggebliebenen E-Mails werden sorgfältig gelesen, in To-dos verwandelt und dann entweder sofort oder im Laufe des Tages wegsortiert, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Tools wie Trello helfen dabei, E-Mails weg zu sortieren, indem man die vorhandenen Informationen in der Trellokarte speichert. Die meisten meiner To-dos ergeben sich aus meinen E-Mails. Andere entstehen in Terminen. Diese schreibe ich erst mit, bevor ich sie später in mein Trelloboard einsortiere.

Nächster Schritt: Abarbeiten. Das gelingt am besten, wenn du dich konzentriert deinen Aufgaben zuwenden kannst.

Wie kommst du nun in den Flow?

• Eat that frog: Schau dir deine To-do-Liste an und überlege dir, welche Aufgabe du am allerwenigsten machen möchtest. Tue diese als erstes am Tag. Warum? Wenn du die Aufgabe weghast, dann freust du dich über alle, die folgen werden und fühlst dich erleichtert.
• Automatismen: Welche Aufgaben, wie beispielsweise E-Mailvorlagen, kannst du automatisieren? Automatismen helfen dir dabei, unnötige Energie einzusparen. Überlege dir, was du oft und immer sehr ähnlich oder gleich machst und baue dafür einen Automatismus auf.
• Pomodoro-Technik: Setze dir Zeitblöcke zum Abarbeiten von Todos. 25 Minuten Zeitblock in den Kalender eintragen, einen Timer stellen und fokussiert ohne Ablenkung an den Todos arbeiten, dann nach 5 Minuten eine Pause machen und dann wieder von vorne, wenn es der Kalender zulässt. In dem Zeitblock möglichst nur an einer oder zwei Aufgaben arbeiten, um diese wirklich beenden zu können. Auch hier gilt: Sich den Zeitblock nicht zu vollpacken.
• Notifications: Ich entscheide, wann ich meine E-Mails oder Nachrichten lese. Schalte also deine Benachrichtigungen überall aus. Das gilt für das Postfach und Whatsapp, auch für Insta und Teams. Ich möchte mich nicht ablenken lassen, denn so schaffe ich es, mich schneller in den Flow zu versetzen und wirklich fokussiert an etwas zu arbeiten.

Und zu guter Letzt möchte ich dir noch meine Best Practices aus den letzten Monaten im Homeoffice mitgeben:

• Den Laptop losgelöst vom Stromkabel benutzen, damit er mir eine Pause anzeigt. Braucht der Laptop neuen Strom, so braucht auch mein Körper neue Energie. Also nehme ich den Laptop, schließe ihn an, stelle ihn weg, klappe ihn eventuell zu und gönne mir selbst eine Pause.
• Frische Luft bringt dich zu neuer Energie: Auch wenn ein Tag stressig ist, so sorge ich dafür, dass ich entweder morgens, mittags oder abends an die frische Luft komme. Ausreden gibt es genauso viele, wie es auch Wege gibt, zumindest einmal am Tag frische Luft zu schnuppern.
• Sich selbst nicht so wichtig nehmen: Die wenigsten von uns operieren am offenen Herzen. Viele To-dos erscheinen nur deswegen so knapp und voller Druck, weil es eine Verkettung von augenblicklichen Jetzts ist. Darum rate ich jedem, sich selbst nicht so wichtig zu nehmen. Wir haben alle Verantwortung und wir scheuen uns nicht mal länger zu bleiben, allerdings ist es nicht immer so notwendig und so dringend. Also ruhig durchatmen, den Rechner zuklappen und am nächsten Tag weiterarbeiten.
• Einen richtigen Feierabend-Termin setzen. Wann möchtest du heute gern Feierabend machen? Setze dir einen Termin, wenn es sein muss auch einen in deinen Kalender, und versuche ihn einzuhalten.
• Um den Feierabend bestmöglich einzuleiten, habe ich mir einen richtigen Break gesetzt mit einer 5-minütigen Meditation, die ich als Abschluss mache.

Maria Steinbrück ist leidenschaftlich agile Digitalistin und liebt es, effizient und effektiv zu arbeiten. Im Haupt- wie im Nebenjob versucht sie, Menschen gutes Zeitmanagement und Klarheit zu vermitteln, um sich von der schnelllebigen komplexen Welt nicht übermannen zu lassen und die eigene Arbeitskraft mit Selbstliebe zu betrachten. 

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