Morgens gut starten: Tipps fürs Homeoffice
Gutes Arbeiten im Homeoffice – das geht dann am besten, wenn der Ablauf strukturiert ist. Sagt Maria Steinbrück, Expertin für gutes Zeitmanagement. Sie gibt uns ihre Tipps fürs Homeoffice im folgenden Gastbeitrag weiter, danke schön!
Schon lange gehören Homeoffice, Remote arbeiten und die Überschneidung von Arbeit und Privat zu unserer Realität. Während einige sich nichts sehnlicher gewünscht haben, ist es für andere schwer, den Abstand zwischen Arbeit und Privatleben zu finden und es verschwimmt zu einem.
Die Auswirkungen werden nur langsam deutlich. Und die Lösungen sind kaum sichtbar. Die Strategien im Umgang mit Homeoffice sind in jedem Unternehmen anders. Während die einen Präsenz fordern, haben andere komplett auf Remote umgestellt. Dauerhaft.
Ist Homeoffice Vertrauensarbeitszeit?
Diejenigen, die das seit Jahren machen, lächeln müde, wenn wir ihnen davon erzählen, welche Vor- und Nachteile wir für uns entdeckt haben.
Nach wie vor hängen Fragen wie „Geht Vertrauensarbeitszeit?“, „Wie kommuniziere ich, wenn die Arbeitslast zu viel wird?“ in der Luft ohne greifbare Antworten und Modelle gefunden zu haben.
Ich glaube daran, dass ein strukturierter Ablauf die Effizienz steigert und vor allem im Homeoffice dabei hilft, Berufliches und Privates zu trennen.
In dem Moment lobe ich mir meine To-do-Liste. Diese Ansammlung an Aufgaben, die mir eine Struktur gibt, mit der ich meinen Arbeitsalltag einschätzen und zur rechten Zeit beenden kann.
So erstelle ich eine To-do-Liste:
- Brainstorming: Ich stelle einen Timer auf 30 Minuten, nehme mir meinen Tee, Stift und Zettel und schreibe alle meine Aufgaben auf. (Das geht auch natürlich auch digital)
- Sortierung: Ich sortiere mir die Aufgaben nach tatsächlicher Wichtigkeit. Dabei gibt es immer nur eine Prio 1. Denn die erfolgreiche Abarbeitung gelingt, wenn ich mich wirklich auf eine Aufgabe konzentriere.
- Fokussierung: Welche To-dos müssen heute an diesem Tag erledigt werden? Die Top 3 auswählen. Das sind die drei Aufgaben, die mich zufrieden stimmen, wenn ich sie heute erledige.
- Doing: Dann heißt es Machen.
Und für das Machen habe ich auch noch ein paar Tipps. Bitte bedenke beim Setzen der Aufgaben, dass wir immer versuchen, so realistisch wie möglich dranzugehen. Daher haben wir in dem Moment sehr wenig Empathie mit uns selbst, weil die To-dos doch alle gar nicht so groß sind. Das nennt man Empathielücke. Also:
Sei nachsichtig mit dir und lass dir Luft zum Atmen, auch wenn du viel auf deinem Schreibtisch hast.
Häufig stellt sich auch die Frage nach der Einteilung der Aufgaben, da viele nicht wissen, wie sie ihre To-dos am besten aufteilen, wo sie am besten anfangen. Für mich liegt der Schlüsselpunkt in der richtigen Bearbeitung der E-Mails. Als Fan der Inbox zero setze ich meine Struktur anhand meiner E-Mails.
So sieht mein Start in den Tag aus:
- Postfach öffnen und E-Mails überfliegen
- Alle E-Mails, die nur zu meiner Information gelten, werden schnell – beim Überfliegen – gelesen und danach in die jeweiligen Ordner wegsortiert.
- Alle E-Mails, die eine schnelle Beantwortung unter 5 Minuten benötigen, sei es, weil sie delegiert werden oder es eine einfache Antwort gibt, werden sofort beantwortet und danach ebenfalls wegsortiert.
- Alle übriggebliebenen E-Mails werden sorgfältig gelesen, in To-dos verwandelt und dann entweder sofort oder im Laufe des Tages wegsortiert, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Tools wie Trello helfen dabei, E-Mails weg zu sortieren, indem man die vorhandenen Informationen in der Trellokarte speichert. Die meisten meiner To-dos ergeben sich aus meinen E-Mails. Andere entstehen in Terminen. Diese schreibe ich erst mit, bevor ich sie später in mein Trelloboard einsortiere.
Nächster Schritt: Abarbeiten. Das gelingt am besten, wenn du dich konzentriert deinen Aufgaben zuwenden kannst.
Wie kommst du nun in den Flow?
- Eat that frog: Schau dir deine To-do-Liste an und überlege dir, welche Aufgabe du am allerwenigsten machen möchtest. Tue diese als erstes am Tag. Warum? Wenn du die Aufgabe weghast, dann freust du dich über alle, die folgen werden und fühlst dich erleichtert.
- Automatismen: Welche Aufgaben, wie beispielsweise E-Mailvorlagen, kannst du automatisieren? Automatismen helfen dir dabei, unnötige Energie einzusparen. Überlege dir, was du oft und immer sehr ähnlich oder gleich machst und baue dafür einen Automatismus auf. Automatismen nehmen zu Beginn etwas mehr Zeit ein, verhelfen dir allerdings später Zeit gewonnen zu haben. Eine clevere Investition.
- Pomodoro-Technik: Setze dir Zeitblöcke zum Abarbeiten von To-dos. 25 Minuten Zeitblock in den Kalender eintragen, einen Timer stellen und fokussiert ohne Ablenkung an den To-dos arbeiten, dann nach 5 Minuten eine Pause machen und dann wieder von vorne, wenn es der Kalender zulässt. In dem Zeitblock möglichst nur an einer oder zwei Aufgaben arbeiten, um diese wirklich beenden zu können. Auch hier gilt: Sich den Zeitblock nicht zu vollpacken.
- Tipp zur Pomodoro–Technik: Batche deine To-dos, um sie effizienter zu erledigen. Packe dir bspw. „Rechnungen einreichen“ in einen Zeitblock. Oder „Menschen anrufen“. Wenn du eh schon am Telefonieren bist, muss sich dein Gehirn nicht umstellen, wenn du dann plötzlich Stillarbeit machen musst. So vermeidest du To-do-Hopping.
- Notifications: Ich entscheide, wann ich meine E-Mails oder Nachrichten lese. Schalte also deine Benachrichtigungen überall aus. Das gilt für das Postfach und Whatsapp, auch für Insta und Teams. Ich möchte mich nicht ablenken lassen, denn so schaffe ich es, mich schneller in den Flow zu versetzen und wirklich fokussiert an etwas zu arbeiten.
Marias Best Practices aus zwei Jahren Homeoffice
Und zu guter Letzt: möchte ich dir noch meine Best Practices aus den letzten zwei Jahren im Homeoffice mitgeben:
- Den Laptop losgelöst vom Stromkabel benutzen, damit er mir eine Pause anzeigt. Braucht der Laptop neuen Strom, so braucht auch mein Körper neue Energie. Also nehme ich den Laptop, schließe ihn an, stelle ihn weg, klappe ihn eventuell zu und gönne mir selbst eine Pause.
- Frische Luft bringt dich zu neuer Energie: Auch wenn ein Tag stressig ist, so sorge ich dafür, dass ich entweder morgens, mittags oder abends an die frische Luft komme. Ausreden gibt es genauso viele, wie es auch Wege gibt, zumindest einmal am Tag frische Luft zu schnuppern.
- Sich selbst nicht so wichtig nehmen: Die wenigsten von uns operieren am offenen Herzen. Viele To-dos erscheinen nur deswegen so knapp und voller Druck, weil es eine Verkettung von augenblicklichen Jetzts ist. Darum rate ich jedem, sich selbst nicht so wichtig zu nehmen. Wir haben alle Verantwortung und wir scheuen uns nicht mal länger zu bleiben, allerdings ist es nicht immer so notwendig und so dringend. Also ruhig durchatmen, den Rechner zuklappen und am nächsten Tag weiterarbeiten.
- Einen richtigen Feierabend-Termin setzen. Wann möchtest du heute gern Feierabend machen? Setze dir einen Termin, wenn es sein muss, auch einen in deinen Kalender, und versuche ihn einzuhalten.
- Um den Feierabend bestmöglich einzuleiten, habe ich mir einen richtigen Break gesetzt mit einer 5-minütigen Meditation, die ich als Abschluss mache.
Maria Steinbrück ist leidenschaftlich agile Digitalistin und liebt es, effizient und effektiv zu arbeiten. Als Coach versucht sie, Menschen gutes Zeitmanagement und Klarheit zu vermitteln, um sich von der schnelllebigen komplexen Welt nicht übermannen zu lassen und die eigene Arbeitskraft mit Selbstliebe zu betrachten.
Photo by Standsome Worklifestyle on Unsplash
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